EasySecure.cloud - Wie funktioniert das Datenschutzmenü?

EasySecure.cloud - Wie funktioniert das Datenschutzmenü?






EasySecure - Wie funktioniert das Datenschutzmenü?


In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das Menü "Datenschutz" in der EasySecure-Software funktioniert. 

Als Anbieter von Cloud-Diensten für Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Anwesenheitserfassung bieten wir die Möglichkeit, personenbezogene Daten in unserer Software
zu speichern. Ihre Privatsphäre ist uns sehr wichtig und wir stellen Ihre Privatsphäre und Sicherheit bei jeder Funktion, die wir in unserer Software entwickeln, an erste Stelle.

Wir wählen daher die beste Sicherheit und arbeiten mit den besten Hosting-Partnern und den neuesten Technologien zusammen. Als Anbieter sind wir nicht für die Einhaltung
der GDPR-Gesetzgebung durch unsere Kunden verantwortlich. Natürlich können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Systeme standardmäßig mit den höchsten Datenschutzeinstellungen
geliefert werden und dass unsere Produkte alle erforderlichen Tools bieten, um die Einhaltung der Vorschriften zu ermöglichen.

 
Wir raten Ihnen, die Erfassung personenbezogener Daten auf die personenbezogenen Daten zu beschränken, die für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich sind, und
inaktive Daten aus Ihrer EasySecure-Softwareumgebung zu löschen. Unser Datenschutzmenü hilft Ihnen, inaktive Daten in der Software zu löschen. 


  1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Datenschutz", um die Datenschutzeinstellungen zu öffnen. 
  2. Sie sehen nun den folgenden Bildschirm:


 Wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator, wenn Sie keinen Zugriff auf das Menü "Datenschutz" haben. Möglicherweise wurde es in Ihrer Verwaltungsebene deaktiviert.  







Auf der rechten Seite des Bildschirms zum Datenschutz finden Sie einige allgemeine Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung und zu unserer Software.
Außerdem gibt es einen Link zum Datenschutz-Portal auf unserer Website, wo Sie detaillierte Informationen finden können.

Auf der linken Seite finden Sie mehrere Optionen zum automatischen Löschen älterer Protokolle und zum manuellen Löschen inaktiver Benutzer, Karten und
Vorlagen aus dem System nach einem bestimmten Zeitraum. 





Löschen Sie alle Protokolle nach einem Zeitraum von

Ältere Aufzeichnungen können automatisch aus unserem System entfernt werden. Sie können die folgenden Zeiträume auswählen: 
  1. 1 Monat
  2. 3 Monate
  3. 6 Monate
  4. 1 Jahr
  5. 2 Jahre
  6. 3 Jahre
  7. 5 Jahre
  8. 7 Jahre

Die kürzeste Laufzeit beträgt 1 Monat. Das bedeutet, dass nach 1 Monat alle Protokolldaten vollständig aus dem System entfernt werden.
Die Protokolldaten werden automatisch aus Ihrer Softwareumgebung entfernt.

Die Protokolldaten enthalten alle Aktionen innerhalb des Systems. Sie können sehen, wer das Gebäude zu welcher Zeit betreten hat oder wann sich jemand für die
Zeiterfassung angemeldet hat. Wenn der Administrator in Ihrer Softwareumgebung die Aufbewahrungsfrist für die Protokolldaten auf 3 Monate festgelegt hat,
werden die Protokolldaten nach 3 Monaten automatisch gelöscht. Hierfür ist kein manuelles Eingreifen erforderlich.




Löschen inaktiver Benutzer nach einer Zeitspanne von

Mit dieser Einstellung können Sie inaktive Benutzer nach einem bestimmten Zeitraum zur Löschung vormerken. Sie können die folgenden Zeiträume auswählen:
  1. 1 Monat
  2. 3 Monate
  3. 6 Monate
  4. 1 Jahr
  5. 2 Jahre
  6. 3 Jahre
  7. 5 Jahre


Die kürzeste Frist ist 1 Monat. Wenn ein Benutzer mindestens einen Monat lang im System war und einen Monat lang keinen der Scanner benutzt hat,
wird der Benutzer zur Löschung markiert. 

Benutzer werden nicht automatisch aus der Software und den Scannern entfernt . Dies erfordert immer eine manuelle Aktion. Bitte wählen Sie den
gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf Speichern.

Sie können auf die Schaltfläche "Liste anzeigen" neben der Einstellung klicken, um alle Benutzer zu sehen, die zum Entfernen markiert wurden.
Wenn es im System inaktive Benutzer gibt, erhalten Sie außerdem bei jeder Anmeldung eine Popup-Benachrichtigung.  






Klicken Sie auf "Liste anzeigen", um alle zur Löschung markierten Benutzer anzuzeigen. In diesem Fall sehen Sie alle Benutzer, die das System seit über einem Jahr nicht mehr genutzt haben.
Nachdem Sie auf "Liste anzeigen" geklickt haben, erhalten Sie eine Liste aller zur Löschung markierten Benutzer.





Standardmäßig sind alle Benutzer als "Ja" markiert. Sie können sie auf "Nein" setzen, um sie aus dieser Liste zu entfernen. Sie werden dann nicht aus der Software gelöscht.

Standardmäßig sind alle Benutzer als "Ja" markiert. Es ist möglich, dass Sie bestimmte Benutzer von dieser Liste ausschließen möchten. Zum Beispiel: Jemand im
Mutterschaftsurlaub, Sicherheitsmitarbeiter, die nur in Notfällen Zugang benötigen, oder andere Benutzer, die über einen längeren Zeitraum abwesend sind, aber im System bleiben müssen.

  1. In dieser Liste werden alle Benutzer angezeigt, die den Löschkriterien entsprechen. In diesem Beispiel wurde die Einstellung für inaktive Benutzer auf "1 Jahr" gesetzt.
    Das bedeutet, dass die zur Löschung markierten Benutzer vor mindestens einem Jahr angelegt wurden und im vergangenen Jahr keinen der Scanner für die Zugangskontrolle
    oder Zeiterfassung verwendet haben.
  2. Sie können die Schaltfläche Ja/Nein auf der rechten Seite des Bildschirms auf Nein setzen, wenn Sie jemanden von der Liste ausschließen möchten.
  3. Klicken Sie auf Löschen, nachdem Sie die Auswahl überprüft haben. Die Benutzer werden dauerhaft aus den Scannern und der Software gelöscht.

Alle Vorlagen von inaktiven Benutzern löschen

Hier können Sie einstellen, wann inaktive Vorlagen zum Löschen markiert werden. Dies funktioniert genauso wie die Funktion zum Löschen inaktiver Benutzer.
Allerdings werden mit dieser Funktion die Benutzerinformationen nicht vollständig gelöscht, sondern nur die inaktiven biometrischen Vorlagen aus dem System entfernt.

Sie können die folgenden Zeiträume auswählen:

  1. 1 Monat
  2. 3 Monate
  3. 6 Monate
  4. 1 Jahr
  5. 2 Jahre
  6. 3 Jahre
  7. 5 Jahre

 

Die kürzeste Frist ist 1 Monat. Wenn sich eine Finger- oder Gesichtsvorlage mindestens einen Monat lang im System befunden hat und die Person einen Monat lang keinen
der Scanner benutzt hat, wird die Vorlage zum Entfernen markiert. Templates werden nicht automatisch aus der Software und den Scannern entfernt.



Alle Karten von inaktiven Benutzern löschen

Hier können Sie einstellen, wann inaktive Karten zum Löschen markiert werden. Dies funktioniert genauso wie die Funktion zum Löschen inaktiver Benutzer.
Allerdings werden mit dieser Funktion die Benutzerinformationen nicht vollständig gelöscht, sondern nur die inaktiven Zugangskarten aus dem System entfernt.

 

Sie können die folgenden Zeiträume auswählen:

  1. 1 Monat
  2. 3 Monate
  3. 6 Monate
  4. 1 Jahr
  5. 2 Jahre
  6. 3 Jahre
  7. 5 Jahre

 

Die kürzeste Frist ist 1 Monat. Wenn eine Karte mindestens einen Monat lang im System war und die Person einen Monat lang keinen Scanner benutzt hat, wird der
Benutzer zur Löschung vorgemerkt. Die Karten werden nicht automatisch aus der Software und den Scannern entfernt. Dies erfordert immer eine manuelle Aktion.


Entfernen Sie alle Benutzer aus den Scannern, die nicht mehr in der Software sind

Jeder an die EasySecure-Software angeschlossene Scanner hat seinen eigenen Speicher und wird mit der Software synchronisiert. Im Falle von Netzwerk- oder
Internetproblemen wird Ihre Zutrittskontrolle, Zeiterfassung, Anwesenheit oder Besucherverwaltung nicht beeinträchtigt.

Wenn ein Scanner längere Zeit offline war, ist es möglich, dass sich noch Informationen im Gerät befinden, die bereits aus der Software gelöscht wurden. Sie können
eine Vollsynchronisation oder diese Funktion über das Datenschutzmenü nutzen.







Klicken Sie auf Scanner auswählen neben dieser Einstellung, um die Löschung zu starten. Dadurch werden alle Informationen von den Geräten gelöscht,
die nicht mehr in der Software gespeichert sind.



 Haben Sie noch Fragen zu das Menü "Privatsphäre? Bitte wenden Sie sich an unseren Support und wir helfen Ihnen gerne weiter.

Sie können uns per Telefon oder E-Mail erreichen. Sie können auch direkt chatten oder ein Ticket in Ihrer EasySecure-Softwareumgebung oder in unserem Helpcenter erstellen.

support@easysecure.com
+ 31 (0) 85 015 0000.









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