EasySecure.cloud - Hoe kan ik toestemming voor biometrie vastleggen in de software?
Biometrie staat voor gemak en veiligheid. Geen verloren kaarten, vergeten codes en geen passen in omloop. Veel gemak voor werkgever én werknemer, maar bij tijdregistratie nooit verplicht. En dat laatste is van doorslaggevend belang. De werknemer heeft altijd een keuze.
Advies
De afgelopen jaren hebben wij u via onze website, uw software omgeving en diverse mailingen advies gegeven over het vastleggen van vingerscans onder de AVG. Graag willen wij dit advies nogmaals herhalen. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar onze privacy pagina.
Vrije keuze
Ons advies bij het gebruik van biometrie is dat u expliciet toestemming vraagt van de medewerker met een volledig vrije keuze tussen een kaart of biometrie. Nogmaals: er is dus een volledig vrije keuze voor de medewerker tussen een pas of vinger. Leg deze keuze ook schriftelijk vast.
Advies
De afgelopen jaren hebben wij u via onze website, uw software omgeving en diverse mailingen advies gegeven over het vastleggen van vingerscans onder de AVG. Graag willen wij dit advies nogmaals herhalen. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar onze privacy pagina.
Vrije keuze
Ons advies bij het gebruik van biometrie is dat u expliciet toestemming vraagt van de medewerker met een volledig vrije keuze tussen een kaart of biometrie. Nogmaals: er is dus een volledig vrije keuze voor de medewerker tussen een pas of vinger. Leg deze keuze ook schriftelijk vast.
Onze systemen slaan nooit vingerafdrukken op, maar unieke kenmerken van de vinger. Het is onmogelijk om hier een plaatje van de vinger uit terug te halen. Onze ervaring is dat men vanwege het gemak en het feit dat de template nooit is terug te vormen vaak kiest voor de vinger.
Er mag geen enkele vorm van dwang zijn vanuit de werkgever. Daarom moeten medewerkers weten wat er met hun gegevens gebeurt en wat niet. Waarvoor de gegevens worden verwerkt en hoe lang en wie toegang heeft tot die gegevens. Daarnaast moeten zij kunnen kiezen tussen het gebruik van biometrie en andere middelen en moeten zij ook echt in vrijheid die keuze kunnen maken.
Er mag geen enkele vorm van dwang zijn vanuit de werkgever. Daarom moeten medewerkers weten wat er met hun gegevens gebeurt en wat niet. Waarvoor de gegevens worden verwerkt en hoe lang en wie toegang heeft tot die gegevens. Daarnaast moeten zij kunnen kiezen tussen het gebruik van biometrie en andere middelen en moeten zij ook echt in vrijheid die keuze kunnen maken.
Altijd een paslezer beschikbaar
Al onze producten hebben ook een paslezer. Het is altijd mogelijk om met een druppel of een kaart te registreren. Het is ook mogelijk om al uw medewerkers standaard een druppel of een kaart te geven en biometrie aan te bieden als extra optie.
Hiermee geeft u aan dat er absoluut geen verplichting is voor het gebruik van biometrie.
Het is mogelijk om in uw software omgeving het gebruik van biometrie ook uit te schakelen. Verder is er een speciaal privacy menu om al uw bewaartermijnen in te stellen.
Documenteren
Gebruikt u biometrie? Let wel op dat dit goed gedocumenteerd is. Er moet een impact assessment (DPIA) beschikbaar zijn. Dit is een instrument om doelen van de verwerking, de wijze van, de risico’s en de maatregelen die getroffen zijn vast te leggen van gegevensverwerking. Zo worden ook de risico’s verkleind. Wij hebben een voorbeeld DPIA laten opstellen door onze juristen met het juiste format en de benodigde informatie
Verder moet het gebruik van vingerscan en kaart duidelijk gecommuniceerd worden met de medewerkers in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst en moet de keuze voor biometrie in overleg met uw OR of personeelsvertegenwoordiging plaatsvinden.
Ook de keuze van de medewerker moet duidelijk worden vastgelegd. Niet alleen als iemand een kaart kiest. Open en eerlijk uitleg over de mogelijkheden en het documenteren van deze keuze. Toestemming mag ten alle tijden ook weer worden ingetrokken. Toestemming kan op diverse manieren worden vastgelegd. In onze software bieden wij ook een optie om dit te documenteren.
Gebruikt u biometrie? Let wel op dat dit goed gedocumenteerd is. Er moet een impact assessment (DPIA) beschikbaar zijn. Dit is een instrument om doelen van de verwerking, de wijze van, de risico’s en de maatregelen die getroffen zijn vast te leggen van gegevensverwerking. Zo worden ook de risico’s verkleind. Wij hebben een voorbeeld DPIA laten opstellen door onze juristen met het juiste format en de benodigde informatie
Verder moet het gebruik van vingerscan en kaart duidelijk gecommuniceerd worden met de medewerkers in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst en moet de keuze voor biometrie in overleg met uw OR of personeelsvertegenwoordiging plaatsvinden.
Ook de keuze van de medewerker moet duidelijk worden vastgelegd. Niet alleen als iemand een kaart kiest. Open en eerlijk uitleg over de mogelijkheden en het documenteren van deze keuze. Toestemming mag ten alle tijden ook weer worden ingetrokken. Toestemming kan op diverse manieren worden vastgelegd. In onze software bieden wij ook een optie om dit te documenteren.
Vastleggen goedkeuring in uw software omgeving
Let op! Zodra deze functie actief is verwijderen wij automatisch alle opgeslagen vinger templates zodra er geen toestemming is vastgelegd. Neem contact op met onze support afdeling als u deze functie wilt activeren.
- +31(0)85 015 0000
- Of via de chat rechtsonder
Bekijk de video of instructies hieronder voor meer informatie.
Open uw software omgeving en ga naar het gebruikers menu om de goedkeuring vast te leggen. Zoek de gewenste gebruiker of voeg een nieuwe gebruiker toe in de software.
Onderaan de gebruikers kaart ziet u een tabblad 'AVG'.
Open uw software omgeving en ga naar het gebruikers menu om de goedkeuring vast te leggen. Zoek de gewenste gebruiker of voeg een nieuwe gebruiker toe in de software.
Onderaan de gebruikers kaart ziet u een tabblad 'AVG'.
De volgende instelling is zichtbaar
De instelling staat standaard op Nee. Er is geen toestemming vastgelegd en het is niet mogelijk om vingers toe te voegen in de software omgeving.
De mogelijkheid om een vinger of gezicht template toe te voegen is dan ook niet beschikbaar voor deze medewerker:
De mogelijkheid om een vinger of gezicht template toe te voegen is dan ook niet beschikbaar voor deze medewerker:
Zet de instelling op Ja om toestemming vast te leggen.
Het is nu mogelijk om een bestand te selecteren. Dit kan bijvoorbeeld een pdf bestand zijn waar een medewerker een handtekening op heeft gezet om toestemming te geven.
Het is niet mogelijk om de inhoud van het bestand te controleren. Het is altijd uw eigen verantwoordelijkheid om een correct toestemming formulier toe te voegen in de software.
Selecteer het bestand.
Het is niet mogelijk om de inhoud van het bestand te controleren. Het is altijd uw eigen verantwoordelijkheid om een correct toestemming formulier toe te voegen in de software.
Selecteer het bestand.
Klik vervolgens bovenaan de pagina op 'Opslaan'. Het is nu mogelijk om vingers toe te voegen voor deze medewerker.
Intrekken goedkeuring in uw software omgeving
Let op! Zodra deze functie actief is verwijderen wij automatisch alle opgeslagen vinger templates zodra er geen toestemming is vastgelegd. Neem contact op met onze support afdeling als u deze functie wilt activeren.
- +31(0)85 015 0000
- Of via de chat rechtsonder.
Toestemming mag ten alle tijden ook weer worden ingetrokken. Open de gebruikerskaart om de toestemming weer in te trekken. Onderaan de pagina staat de instelling voor toestemming op 'Ja' en ziet u het toestemmingsdocument.
Zet de instelling op 'Nee' of verwijder het toestemmingsdocument om de toestemming in te trekken.
Alle opgeslagen vinger-templates worden automatisch verwijderd uit de software. Het is ook niet meer mogelijk om vingers toe te voegen bij deze gebruiker.
Vragen?
Heeft u nog vragen? Wilt u deze functie graag activeren? Wij helpen u graag verder!
Heeft u nog vragen? Wilt u deze functie graag activeren? Wij helpen u graag verder!
- +31(0)85 015 0000
- Of via de chat rechtsonder.
Related Articles
EasySecure.cloud - AVG, Biometrie & Toegangscontrole
Bekijk onze privacy pagina voor de meest recente informatie over dit onderwerp De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een verordening die geldt in de hele Europese Unie (EU). Dankzij de AVG is de bescherming van persoonsgegevens in alle ...EasySecure.cloud - AVG, Biometrie & Tijd- Aanwezigheidsregistratie
Bekijk onze privacy pagina voor de meest recente informatie over dit onderwerp De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een verordening die geldt in de hele Europese Unie (EU). Dankzij de AVG is de bescherming van persoonsgegevens in alle ...BioStar 2 - AVG, Biometrie & Tijd- Aanwezigheidsregistratie
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een verordening die geldt in de hele Europese Unie (EU). Dankzij de AVG is de bescherming van persoonsgegevens in alle landen van de EU op dezelfde manier geregeld en gelden in elke lidstaat ...BioStar 2 - AVG, Biometrie & Toegangscontrole
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een verordening die geldt in de hele Europese Unie (EU). Dankzij de AVG is de bescherming van persoonsgegevens in alle landen van de EU op dezelfde manier geregeld en gelden in elke lidstaat ...EasySecure.cloud - Hoe zit het mijn privacy & biometrie?
Bekijk onze privacy pagina voor de meest recente informatie over dit onderwerp Als er gesproken wordt over privacy en biometrie moet men direct kijken over wat voor systeem men praat. Bij de systemen van de overheid (zoals bij de politie of bij uw ...