EasySecure.cloud - Was ist Besuchermanagement?

Besucher-Management ist ein Standard-Tool der EasySecure.Cloud-Software

Als Unternehmen haben Sie nur eine einzige Gelegenheit, einen positiven und kompetenten ersten Eindruck zu hinterlassen. Ein Besucher fühlt sich nur dann wirklich willkommen, wenn er oder sie erwartet wird. Zudem gibt es zahlreiche rechtliche Vorgaben, insbesondere im Rahmen der DSGVO, die eine verpflichtende Anmeldung von Besuchern vorschreiben.

Außerdem: Im Falle eines Unfalls oder unerwarteter Vorfälle ist es entscheidend, genau zu wissen, welche Besucher sich im Gebäude aufhalten.

Wir als Unternehmen EasySecure haben uns auf die biometrische und cloudbasierte Zugangskontrolllösung spezialisiert. Im Bereich des Besuchermanagements bieten wir eine effiziente und sichere Lösung, die darauf abzielt, den Prozess der Verwaltung von Besuchern in einem Unternehmen oder einer Einrichtung zu optimieren.

In den meisten Unternehmen wird die Anwesenheit von Besuchern nach wie vor durch das Ausfüllen eines Formulars am Empfang registriert. Der Besucher trägt dabei seinen Namen, das Unternehmen, die Kontaktperson sowie mögliche Zusatzinformationen ein. Obwohl dies der gängige Standardprozess ist, lässt er in puncto Benutzerfreundlichkeit zu wünschen übrig. Zudem können neue Besucher die Daten ihrer Vorgänger einsehen, was die Vertraulichkeit beeinträchtigt. Darüber hinaus gibt es keine Möglichkeit, sich vorab digital zu registrieren, und somit liegt Ihnen auch kein digitaler Besucherbericht vor.

Doch das kann sich ändern! Unsere Software bietet eine fortschrittliche Lösung zur Registrierung von Besuchern. Hier sind die Vorteile auf einen Blick:

1. Indem Sie weiterhin alles auf Papier erfassen, fehlt Ihnen eine Übersicht über die Historie der Besucher sowie über die Dauer ihres Aufenthalts im Gebäude. Mit unserer Software hingegen ist es möglich, detaillierte Berichte zu erstellen und jederzeit abzurufen, wodurch Sie stets den Überblick behalten.
   
2. Darüber hinaus bietet unser Portal zur Voranmeldung Besuchern die Möglichkeit, alle erforderlichen Informationen bereits im Vorfeld abzugeben. Eine digitale Anmeldung kann zudem bequem über ein Tablet oder einen Touchscreen erfolgen, wodurch die herkömmliche Papierregistrierung am Empfang überflüssig wird.
   
3. Zusätzlich können Besucher vor ihrem Termin über die geltenden Sicherheitsvorkehrungen informiert und eine Parkmöglichkeit reserviert werden. Unsere Software ist flexibel und lässt sich an die Anforderungen der DSGVO sowie an Ihre individuellen Anmeldebedürfnisse anpassen.
   
4. Durch die frühzeitige Anmeldung können Zutrittsberechtigungen bereits im Voraus erstellt werden, sodass Besucher bei ihrer Ankunft direkt eine Zutrittskarte an der Rezeption erhalten. Die Software verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über alle bevorstehenden und vergangenen Besuche.
   

Das Besuchermanagement ist ein Standardmodul von EasySecure.cloud und lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme für Zutrittskontrolle, Zeiterfassung, Anwesenheitskontrolle und Mitarbeiterplanung integrieren. Zudem kann das Modul auch eigenständig genutzt werden.

Mit einer personalisierten Anmeldeseite können Sie Ihre Besucher bequem registrieren. Diese Seite kann im Design Ihres Unternehmens gestaltet werden und enthält Formularfelder, die spezifisch auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind. Ab sofort ist es möglich, Ihre Besucher entweder im Voraus über die Cloud oder persönlich bei ihrer Ankunft anzumelden.

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